Showroom / 017
La busta paga senza busta
Identità, sito e due aree riservate per un'azienda di pulizie con oltre 200 dipendenti: le buste paga hanno smesso di viaggiare su carta.
- Cliente
- La Suprema, Rovereto
- Anno
- 2021
- Cosa abbiamo fatto
- Restyling del marchio, guidelines, web design, sviluppo, aree riservate
La Suprema fa pulizie e multiservizi in Trentino, con più di duecento dipendenti. Le persone sono sparse sui cantieri, con orari e sedi diverse. Ogni mese ci sono duecento buste paga da far arrivare a ognuna di loro.
Abbiamo costruito un’area riservata dentro il nuovo sito, e intorno a quella il marchio, il sito e il coordinato. Ma il lavoro vero è stato in due decisioni che non si vedono in nessuna pagina.
Duecento buste paga, ogni mese
Le persone sono sui cantieri, con orari e sedi diverse, e quasi nessuna ha una casella di posta aziendale. Sulla carta la consegna funziona, ma occupa una persona per giorni e non lascia traccia di cosa è arrivato a chi.
Il problema non era mettere i documenti online. Era farci entrare duecento persone che un indirizzo email non ce l'hanno.
Il marchio, ridisegnato con la geometria
Il marchio esisteva già e voleva dire qualcosa: una goccia d'acqua per la pulizia, una foglia verde per l'ambiente, un logotipo calligrafico. Buttarlo sarebbe stato più veloce e sbagliato, perché era riconoscibile per i clienti che l'azienda aveva.
Così è stato ricostruito sopra le sue stesse proporzioni, sui cerchi e sulla sezione aurea, tenendo la forma e correggendo i punti che non tornavano. Il manuale mette l'originale e il restyling uno accanto all'altro, con cerchiate le differenze: è la pagina che spiega il lavoro meglio di qualsiasi frase.
Dal manuale del marchio, ventidue pagine in formato A3.
Si entra col codice fiscale
È la decisione che ha fatto funzionare tutto il resto. Il campo di accesso non chiede un'email ma il codice fiscale, che ogni dipendente ha in tasca e non deve ricordare. Da lì dentro trova le sue buste paga, i suoi CUD e il foglio orario, ordinati per anno, e nient'altro che riguardi qualcun altro.
Intorno all'area riservata è arrivato il resto: il sito che presenta l'azienda, i servizi, le certificazioni. Un'impresa che di mestiere mette ordine negli spazi degli altri lo voleva prima di tutto nei propri.
- Accesso col codice fiscale, non con la posta elettronica
- Buste paga, CUD, foglio orario e comunicazioni
- Tutto ordinato per anno
- Ognuno vede i propri documenti e nessun altro
Un archivio solo, e il sistema smista
La parte che lavora di più non si vede. La segreteria non carica duecento file uno per uno: carica l'unico archivio compresso che arriva dal centro paghe, sceglie la cartella e l'anno, e il sistema lo apre, legge il codice fiscale di ogni documento e lo mette nell'area della persona giusta.
Se qualcuno non è ancora registrato il sistema non butta via niente e non tace: lo scrive a schermo e tiene i suoi documenti da parte finché l'account non esiste. È il genere di cosa che non si mette a preventivo e che decide se uno strumento viene usato o abbandonato al secondo mese.
- Un solo archivio compresso, caricato dalla segreteria
- Scelta della cartella e dell'anno
- Ogni documento va alla persona giusta, letto il codice fiscale
- Chi non è ancora registrato viene segnalato e i suoi file restano in attesa
E poi la seconda porta, quella dei clienti
Una volta che l'impianto era in piedi, la stessa logica è servita a un'altra cosa. Accanto all'area dei dipendenti ne è nata una per le aziende committenti, dove ognuna trova le schede tecniche dei propri cantieri. Cambia solo la chiave: al posto del codice fiscale, la partita IVA.
Pulizie e multiservizi
